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地震勘探公司物資采購管理問題與解決策略

摘 要: 針對地震勘探企業生產野外、流動式作業的特點,分析生產項目物資采購現狀及存在的問題,并借助于具體企業數據,綜合生產需求物資消耗規律及大宗、重要物資采購資金權重比例,運用帕累托分析法和框架協議采購的實用性,分析研究解決問題的對策辦法,最后對所產生的效
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  摘 要: 針對地震勘探企業生產野外、流動式作業的特點,分析生產項目物資采購現狀及存在的問題,并借助于具體企業數據,綜合生產需求物資消耗規律及大宗、重要物資采購資金權重比例,運用帕累托分析法和框架協議采購的實用性,分析研究解決問題的對策辦法,最后對所產生的效益進行了定性分析。

  關鍵詞: 地震勘探; 帕累托; 物資采購; 現狀分析;

  一、物資采購管理的必要性

  21世紀以來,世界石油工業步入成熟期,石油石化市場競爭愈加激烈,盈利空間逐漸變小,越來越多的國際大公司充分意識到供應鏈管理是公司新的利潤增長點,是企業的“第三利潤源”,都紛紛從物資采購管理環節入手,更新供應鏈管理理念,全方位地從物資供應環節降低經營成本,增加公司效益,提高市場競爭力。殼牌早在1994年就設定一個20億美元的節支目標,把采購當成為公司的一種核心競爭力。

  從資源市場外部環境看,國內供給側結構性改革持續深化,部分行業結構性產能縮減;全球貿易摩擦不確定性增加,物資供應市場波動加劇,對物資安全及時供應帶來風險。從企業自身發展看,地震勘探企業發展一直處于“寒冬期”,要形成行業戰略優勢,參與國內外油氣勘探市場競爭,固定資產投資、原材料采購供應等物資保障工作面臨著資源緊張、經營成本緊縮的巨大壓力,物資供應工作面臨著內外部環境變化所帶來新形勢,資源市場、信息速度、供應成本、生產保障等給物資供應部門工作帶來了考驗和挑戰。因此,更新管理理念,創新管理模式,保供降本,是物資供應部門目前及今后工作的重點。

  二、物資采購管理現狀分析

  (一)地震勘探生產特點

  地震勘探企業生產以地球物理勘探為主,是油氣勘探開發的開路先鋒,屬于勞動力和技術密集型的野外生產企業。生產區域偏遠且分散,從平原到山地、高原、戈壁、灘涂、原始森林、千里無人區、全沙漠區域……分布于國內外不同的省、市、地區,自然條件惡劣,社會環境復雜;生產作業包括測量、鉆井、放線、爆炸、儀器采集等多道工序;生產實施主要以人工、專業儀器和機械設備為主,涉及人員多、設備多,一個生產項目一般需求人數200-2000人不等,設備40-200臺不等(如其中車輛設備30-180臺不等);人工生活保障需求多、設備損耗程度大,一個生產項目每天的人員、設備等成本費用可高達數十萬至數百萬不等。同時,作業區距離基地遠,流動式作業、作業范圍大、生產節奏快、突發事件多。

  (二)物資采購運行現狀

  從企業層面,地震勘探生產具有與一般企業固定作業的物資供應工作不同特點:生產物資需求種類多、用量少、用料急、配送區域廣、供應資源保障低、物資價格區域差異大等的客觀現實;從集團公司層面,物資集中采購、網上采購力度越來越大,風險防范控制越來越規范;從資源方面,由于國內供給側結構化改革以及中美貿易戰的步步升級,供應資源市場變幻莫測;從勘探市場方面,受中東區域動亂層出、世界油價動蕩、國內勘探資源減少等的影響,勘探生產任務獲得不定性增加,面對這些客觀現實,近年來各企業都在探索合適的物資采購供應模式,保供降本,提高經營效益。

地震勘探公司物資采購管理問題與解決策略

  地震勘探企業長期以來,物資采購管理工作分散于各分公司的項目部,各分公司都是各自功能健全的獨立生產經營管理運行的,物資采購各自為政,尤其企業集中采購物資,僅局限于為本公司生產經營提供需求物資及服務,多為非批量、非規模化、非標準化的“隨用隨采、一單一采”的采購模式。

  (三)物資采購存在問題

  現行的物資采購模式存在頻繁重復采購、效率低下、保障能力低、供需關系不穩定、人財物消費大、物資供應成本居高不下等諸多不足,歸納起來主要表現為以下幾點:

  1.小批量、重復采購,物資供應整體成本、風險增加。地震勘探生產一般是以項目為單元實施核算、作業、管理的,一個工區作為一個生產項目,由一支地震隊實施。每一個生產項目作業工序基本相同,所需主要生產物資、設備大同小異。通常企業多個生產項目同時進行,各項目所需物資采購各自為政自行采購,往往同一類物資分別由各項目人員分散采購,多次采購,未形成規模化采購,從企業層面,物資采購價格無優勢、同一物資出現采購價格差異、浪費了人力物力、物資質量服務風險增高,影響企業整體生產成本。

  2.缺乏采購策略,物資供應效率低。多數物資采購缺乏合理周期和庫存。地震勘探項目施工周期一般為1-6個月不等,一般情況,企業收到項目中標通知書后,要求地震隊15天內開展施工項目基地建設,30天內施工生產,生產物資、設備維修備件及人員生活、勞動保障物資必須配送到現場,保障生產正常運行;按照企業內控管理要求,通常一般物資采購周期為10-25天,對于訂單式物資如炸藥、油料、勞保服和進口物資如儀器配件、進口設備配件等需要一定的生產和采購周期,若未提前鎖定供應資源,談判好物資價格并儲備一定的庫存,生產需求物資及時供應難度較大。

  3.缺乏統一標準,集中采購力度小,廉潔風險加大。地震勘探項目管理人員認為物資采購只是簡單的持幣購物,對物資供應規范化集中采購的意識淡薄,“萬國牌”采購現象屢禁不止,物資名稱、規格型號及物資采購定商、定價沒有統一標準,一物多碼、一物多價現象不斷發生,即同一物資由同一供應商供應多次或由不同的供應商供應,會產生多個價格,同一物資有不同的描述產生多個物碼,這些問題的產生直接影響著物資批量規模化集中采購,增加采購成本,同時也增大了重點崗位人員廉潔風險。

  三、物資采購管理對策研究

  (一)物資采購理論框架

  1.框架協議采購:從市場屬性出發,采購(purchasing)是指企業在一定的條件下從供應市場獲取產品或服務作為企業資源,以保證企業生產及經營活動正常開展的一項企業經營活動。框架協議(Framework Contract)采購,是指采購方通過招標或談判采購,一次性與供應商簽訂提供貨物和服務的協議,協議一般只約定單價而不約定數量和總價,在協議期限內供應商不定期、不定量按協議條件多次分散提供貨物和服務;相對于“一單一詢、一單一談、一單一簽、一單一結”的傳統采購模式,有利于統一采購標準與提高采購效率,適合于一個招標人(集團)下屬多個實施主體(分公司)采用集中統一采購的項目。其實質是通過有序競爭,與優選供應商建立穩定合作關系,整合內部需求資源和外部供應商資源,從而優化采購供應鏈。

  框架協議采購主要關注于三個方面:一是提高采購效率;二是提高物資供應保障能力;三是降低供應鏈整體成本。這種采購模式已被政府和國內外很多大公司所采用,都取得了很好的成效,如殼牌石油公司為統一全球140多個國家和地區的采購業務,以框架協議采購模式為基礎,開發了SAP電子采購系統,實現了小到辦公用品、大到成套設備的電子訂單采購,覆蓋了殼牌全球70%以上的采購業務。又如埃克森美孚每年招標僅200次,這也是以卓有成效的框架采購為基礎的。

  2.帕累托分析法

  帕累托分析法(Pareto analysis)是制定決策的統計方法,用于從眾多任務中選擇有限數量的任務以取得顯著的整體效果。帕累托分析法中的帕累托法則是:關于做20%的事可以產生整個工作80%的效果,強調運用數據進行管理分析,把管理對象按照影響它的地位構成分為A、B、C三類,要求對A類因素特別注意,慎重處理,以保證重點、抓住關鍵,經濟有效地使用人力、物力和財力。

  運用這種以數據統計分析為基礎的方法,可以對種類繁多的生產消耗物資進行分析排隊,根據一定的數量標準劃分物資類別,把主要精力集中于重點物資采購上,同時兼顧其他物資,保證物資采購工作有序地進行。

  圖1 框架協議采購流程
圖1 框架協議采購流程

  3.物資采購業務流程。

  (二)轉變觀念,建立健全物資采購管理制度和業務流程

  嚴格按照企業物資采購工作適用范圍、基本流程、實施要點、管控重點及監督考核標準等,在地震勘探生產項目物資供應工作中,通過借鑒成功企業采購物資的多年實踐經驗,結合地震勘探項目生產物資需求特點,制定出《地震勘探項目物資采購管理辦法》,規范本企業生產物資采購要求及流程,并明確企業和項目部在采購過程中的職責,確立采購價格管理和供應價格管理機制,變分散為集中,變集中為集約,逐步提高采購層次,提高采購效率和供應保障能力,有效降低供應鏈整體成本。

  (三)深入調研,優化整合,提高物資標準化率

  2017—2018年,我們以中國石化地球物理公司為調研對象,陸續開展了地震勘探項目生產需求的大宗、通用、常用、重要物資的物料編碼梳理工作。按照中國石化物料分類與代碼標準,通過查找、核對、落實相應物資的具體小類,再按照相應類別物料模板及特征量取值要求,規范物資的特征量值,對現有物資品牌、重復的物料編碼進行梳理、整合、統一歸類標準,以提高需求標準化、物料編碼標準化率。

  1.地震勘探專用物資統一物料描述及特征量取值標準。由于中國石化地震勘探專用類物資沒有統一標準,不同地震勘探項目對同一種物料的名稱及特征描述各不相同,導致同一品種物料人為分成了多種,物資采購難以形成批量。通過深入多個公司座談,收集物碼、梳理歸類,并邀請相關技術專家,按照物料模板要求,規范物料描述特征量,統一特征量取值標準。

  2.常用、通用類物資統一物料描述和品牌數量限制。勞保用品、日用電器、通訊器材、低壓電器元件等大宗、常用的通用類物資,屬于低值易耗品,生產門檻低、成本低,因此相對于專業物資市場資源豐富,品牌繁雜,物資質量差異大,供應商品質良莠不齊,劣質物資一旦投入生產中,安全隱患較大,針對這類物資進行了統一物料描述、限定采購品牌數量的統一規范化梳理,品牌數量由109個限定到34個,并逐步擴展到了地震鉆機、震源設備配件等其他專業類物資,共規范化物資編碼7487條,達到地震勘探生產物資需求品種數量的70%-80%,其采購金額權重達到總金額的85%以上,避免了項目物資“萬國牌”采購現象。

  (四)分析物資消耗規律,找出采購金額權重大的物資

  以中國石化地球物理公司為例,根據該公司近3年各類物資采購金額與占比情況,運用帕累托分析法找出優先采購金額權重大的物資大類。(見圖2)。

  從上圖表消耗數據分析可知:06、37、14、19、50、34、30、18、54、31十個大類物資占全部材料消耗成本比重達89.87%。運用帕累托法則,物資采購要優先以這90%的大宗、重要物資為突破口,確立新的物資采購模式,以及所需覆蓋的范圍及工作方向;再進一步深入分析以上10個大類具體物料的需求規律,篩選出了適合的物料品種明細,共有47個中類,134個小類,合計6111種物資,下一步將按照物料的不同屬性及物資需求特點,制定出不同的采購預案。

  圖2 地球物理公司2015—2017年各類物資平均采購金額排列圖
圖2 地球物理公司2015—2017年各類物資平均采購金額排列圖

  (五)綜合分析物料需求、屬性及資源市場制定采購預案

  采購預案的主要內容包括物資品種、技術要求、數量、采購方式、供應商資格審查方式、定價機制、有效期、執行范圍、供應份額分配原則等。根據需求物資不同類別屬性、技術要求、消耗規律、使用特點、供需市場關系等需求特點,選擇合理的競爭采購方式,編制科學的采購策略和具體的采購方案。

  1.大宗、重要專用類物資采購預案。地震勘探項目大宗、重要專用類物資主要有震源藥柱及勘探電雷管、熱敏記錄紙、數傳電纜、檢波器等地震專用儀器及配件、山地鉆機、可控震源等地震專用設備及配件。合理利用所掌握的資料制定切實可行的采購預案,既要保證實力強、信譽好的廠家參與,還要充分體現競爭,促進采購價格下降,更要杜絕惡意競爭。

  2.大宗、主要通用類物資采購預案。在嚴格執行集團框架協議下訂單采購時,通過框架協議鎖定中標供應商,以保證其年度供應份額為基礎,儲物于商,為項目提前儲備生產所需的安全庫存量。并通過框架協議縮短采購周期、提高采購效率,有效解決采購周期長、用料急的問題,同時降低流動資金占用率。

  3.常用通用類物資采購預案。通過項目提前采購,同設備一起運送至施工現場,執行集團框架協議下訂單采購,既能滿足規范化采購要求,又可避免因供應商不供貨或加價供貨造成采購成本風險加大。

  (六)集中會審采購預案,并進行技術交流

  在編制物資采購預案過程中,對于技術復雜、專業性強的物資品種,要組織技術、商務、安全等各方面專家會同潛在供應商進行技術交流。通常情況下,采購預案需由物資供應部門組織技術、生產、物資等各方專家對其主要內容開展集中會審,主要審查采購預案的物資品種、數量、技術要求、采購方式、供應商資格審查內容、主要評標原則和辦法、重要商務條款、執行期限和份額分配等內容。采購預案需要經會審人員一致同意通過后才能最終進入后續采購程序環節。

  (七)建立供應商伙伴關系,降低物流成本

  根據采購管理理念及公司物資采購管理辦法,為確保物資及時供應并減少資金占用,結合我們生產實際及物資需求規律,各方溝通明確需儲備物資種類及數量,通過簽訂框架協議儲物于商協議及線下補充協議方式,明確雙方責任及義務。規范庫房現場管理,大力推進“儲物于商”,擴大“儲物于商”品種范圍,積極推進汽車配件、數傳電纜、被覆線、勞保服裝儲備商品“儲物于商”,有效化解配件保供難點。

  (八)加強采購過程控制,提高采購管理水平

  通過建立框架協議采購風險通報機制,框架合同簽訂后,過程控制崗位人員跟蹤分析框架協議采購過程中的供應份額、價格、供貨進度、產品質量、服務等方面情況,對于出現的供應異常情況要及時做出響應。本期框架協議執行完成后,及時組織計劃員、采購員、招標業務員、用戶、合同管理員、財務人員等各方人員對框架協議執行情況及供應商履約情況進行評價,作為框架協議延期或簽訂新一輪框架協議的重要參考依據。

  四、效益分析

  1.有效化解需求物資全面信息化、規范化采購周期長與地震勘探生產周期短、用料急的矛盾,全面實現公司物資供應“歸口管理、集中采購”的專業化、規范化管理,提高物資供應管理水平。2.集合企業內部或企業間不同時期、跨地域、跨項目的物資需求,形成采購批量,實現規模化采購,有效解決各分公司地震勘探項目物資采購批量小、訂單多、獨家采購多、價格居高不下、采購效率低等問題;把物資采購的多次商務行為改造為一次商務行為,減少繁瑣重復的工作量,提高物資供應響應速度和運作效率。3.將采購批量集中到少數優秀供應商上,改變傳統采購模式下的動蕩競爭關系,推進供需雙方一定時期的穩定合作關系,建立伙伴型供需關系,提升供應資源控制和保障能力。4.儲物于商,降低庫存資金占用和產生積壓物資的風險,有效降低物流成本和風險。

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