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中石化公司費用管控存在的問題分析

摘要: 企業要在全球化競爭中立于不敗之地,就要對已擁有的資源進行高效的配置和運用,在此過程中財務管理的作用不容小覷。費用管控以其能夠為企業降本增效,提升競爭力而成為企業財務管理的核心內容。隨著計算機、互聯網和軟件技術的飛速發展,費用管控也逐步實現信息化管
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  摘要:企業要在全球化競爭中立于不敗之地,就要對已擁有的資源進行高效的配置和運用,在此過程中財務管理的作用不容小覷。費用管控以其能夠為企業降本增效,提升競爭力而成為企業財務管理的核心內容。隨著計算機、互聯網和軟件技術的飛速發展,費用管控也逐步實現信息化管理,大大提高了管理效率,為企業發展奠定了基礎。然而,目前費用信息化管控中還存在許多問題,這些問題如果得不到解決,費用信息化管控將流于形式。為此,文章以中石化費用報銷系統為例,對企業費用管控中存在的問題及其應對策略進行了研究。論文首先從理論上分析了費用管控的內涵,以及運用信息化技術進行費用管控的必要性,在此基礎上,深入研究了中石化費用報銷系統的管控現狀以及存在的問題,最后,針對中石化費用報銷系統存在的問題提出了相應的應對措施。文章對于企業,特別是大型集團企業提高管理效率,降本增效,打造一流財務,實現公司戰略目標具有一定的參考價值。

  關鍵詞:財務信息管理系統,費用管控,費用報銷系統

財務管理畢業論文

  隨著世界經濟的快速變化和發展,以及市場競爭的日趨激烈,集團化經營以其不可替代的優勢成為現代企業的重要組織形式。然而,集團化經營由于其組織形式、資本鏈條的復雜性,給企業管理帶來了新的挑戰,也給大型集團企業的財務管理帶來了挑戰。費用管控對于企業降本增效,提高經濟效益,增強企業整體競爭力起到了積極作用。然而,目前大型企業費用管控還存在很多問題,如企業下屬各分公司、子公司財務制度不統一,核算不全面細致,上級公司只能看到財務報表,不能時時監控財務管理及公司管理過程,總部無法在第一時間掌控到原始憑證等等。在此背景下,借鑒網絡信息技術,財務信息化管理已成為企業財務管理的必然趨勢。然而目前,企業在運用財務信息化系統進行管理的過程中還存在一些問題,這些問題如果得不到很好的解決,將使財務信息化管理流于形式。那么,財務信息化管理過程中還存在哪些問題?企業將如何解決這些問題?對此,本文將圍繞這些問題展開研究。

  一、費用管控的內涵以及費用管控信息化的必要性

  企業要解決費用管控中存在的問題,首先要確定費用管控的內涵,以及運用信息化技術進行費用管控的必要性,才能精準的找到問題,解決問題。

  (一)費用管控的內涵

  費用管控包括費用管理和控制,是指對企業在生產經營過程中發生的所有費用進行計劃、計算與核算、控制、業績評價的一系列管理過程的總稱。費用計劃是指對企業費用管理所做出的規劃,它需要根據企業的戰略目標和經濟環境來制定,為企業具體的費用管理和控制提供思路和總體要求。費用計算和核算是對費用發生的數量進行確認、計量和入賬,為企業費用管理系統提供信息。費用控制是以費用計算與核算的信息為基礎,通過經濟的、技術的和組織的手段,采用科學的方法達到降低費用的目的的一系列活動。業績評價是對企業費用管理和控制的效果進行評估。本文所指的費用專指企業員工為完成企業的某項業務活動而發生的各項支出。費用管理體現了企業的管理效率,當收入一定的情況下,完成同等工作任務時所花費的支出越少,企業獲得的收益就越高,因此費用管控直接關系到企業的收益水平。它是企業抵抗內外部壓力,謀求生存和發展的基礎和保障。

  (二)費用管控信息化的必要性

  在企業規模不斷擴大的趨勢下,財務信息管理系統以其安全、高效、快捷、低成本等優勢成為大型企業爭相采納的管理系統。建立財務信息系統下的線上報銷子系統,實現企業費用管控信息化,對提高費用管控效率和質量具有重要作用。

  首先,企業建立線上報銷系統,可以降低傳統費用管理中人為因素產生的錯誤成本,將員工從繁雜的報銷流程中解放出來,集中精力做好本職工作,進而提高工作質量;其次,線上報銷可以改變傳統紙質報銷流程,線上處理單據,申請人在線上可以查看流程節點和錢款到賬情況,審批人員線上處理業務,辦公效率大大提高;第三,通過線上管理可以改善費用合規概率,根據最近的數據資料輕松了解費用內容及各項費用所占比例,實時掌控費用的進度及預算執行進度等,企業可以根據具體情況隨時調整經營策略,科學評價員工,提高費用管控效率和費用管控能力。

  二、中石化公司簡介及其費用管理現狀

  (一)中石化簡介

  中國石化集團公司(以下簡稱公司)是1998年7月國家在原中國石油化工總公司基礎上重組成立的特大型石油石化企業集團,公司主營業務包括石油及其化工產品的開采、加工和銷售。目前,公司是中國最大的成品油和石化產品供應商、第二大油氣生產商,是世界第一大煉油公司、第二大化工公司,加油站總數位居世界第二,在2017年《財富》世界500強企業中排名第3位。

  (二)中石化費用管理現狀

  1. 財務信息管理系統下的費用報銷系統

  中石化在現有的財務信息管理系統基礎上,建立了中石化全集團統一的費用報銷系統,實現了費用預算的在線控制。此預算功能使得預算和財務數據緊密結合,促進了部門信息溝通。費用部門可以全過程實時監控成本費用支出流向,將預算執行進度控制在部門之內,使企業報銷業務達到費用有標準、業務有預算、事前有申請、事中有控制、票據有影像、報銷有催辦、事后有分析,徹底改變了費用部門在財務敦促下被動監控預算的局面。

  系統引入影像掃描技術,實現業務單據電子化、原始單據影像化,實現實時查詢及數據分析。系統與ERP、會計集中核算系統集成,實現費用報銷業務記賬憑證自動集成。實現了從預算管控到結算支付與會計憑證生成全部在報銷系統與其他相關集成系統線上處理,從而有效降低財務運營成本,有利于會計工作質量和效率的提高,強化了對企業經營管理中成本支出的管理控制。

  系統中分崗位設定權限,除業務報銷和工作助理外,不同的用戶系統界面的功能模塊內容有所不同,各級領導按內控權限分級審批功能。財務審核崗位有財務處理功能,包括:財務初審、掛賬憑證、付款憑證、單據打印。財務出納崗位有資金結算功能,包括:資金支付、借款核銷、資金核對、支付查詢。

  除日常業務處理,費用報銷系統還有查詢統計分析功能。個人查詢指員工對個人已提交單據和借款情況的查詢。財務查詢指財務人員對部門單據、部門借款、已處理單據、預算等的查詢。領導查詢指公司領導等管理者使用的查詢功能,包括公司單據查詢、公司借款查詢、已審批單據查詢、預算查詢。統計分析主要指財務人員或者公司領導使用的數據分析功能,包括費用匯總查詢、預算執行分析、專項費用查詢、借款匯總分析。

  2. 企業費用管理的重心分析

  隨著中石化近幾年信息系統的建設,集團公司的財務信息系統不斷地變革和創新借以提升集團公司的經營管理水平,基本上實現了編碼、核算、報表以及平臺的統一,實現了會計核算信息和報表信息高度集成,極大地提升財務信息的實效性,會計業務處理過程和會計信息實時、透明,集團公司總部對下屬各企業的監管從事后分析控制,逐漸向事前管控轉變。費用報銷系統的上線,更是克服了紙質單據的局限性,基礎信息的真實性有了保證,然而財務風險依然大量存在。

  一方面,費用報銷系統前提下,費用的真實性,成為企業費用管理的重心。在傳統財務管理中,從出差申請、借款、出差時間,到差旅費報銷每個環節都有部門主管領導進行監督審核。線上辦公后,部門主管領導的待審批事項里只能看到申請人填寫的申請及費用明細,無法與實際費用進行核對,部門監督管理責任逐步弱化,流于形式。而員工出差是否發生、發生多少費用,較之財務審核人員,部門領導更了解實際情況,而財務初審只是審核其票據的真偽,對差旅行程等知之甚少,所以費用真實性管控就成了企業費用管理的重心。

  另一方面,預算執行力度也直接影響著費用管理的效率和效果。系統上線之前,采用電子表格手工方式編制預算,根據各部門的業務實際及以前期間的費用額度調整預算,每個會計期間,預算人員通過比對本期間賬務系統費用和預算額度,控制預算完成進度。系統上線后,一些企業部分財務人員技能沒有接軌,仍采用手工預算,線上預算功能和統計功能都沒有發揮其應有的作用,反而因為線上費用增加了掛賬環節,使得當期費用的統計更加繁瑣,預算的執行力度對費用管控來說也是重中之重。

  三、中石化公司費用管控存在的問題分析

  費用報銷系統下,企業費用管控仍然存在以下一些問題。

  (一)費用的真實性有待考量

  費用發生后,業務人員在線上填寫費用信息明細,部門領導線上審核批準,區別于以往,部門領導查閱報銷系統待審核項目即可,沒有及時查閱,系統會發送電子郵件到其石化郵箱中進行提示,通訊設備如手機也會有短信提醒。不在辦公室還可以利用通訊設備登陸費用報銷系統審核,加快了審批進度,提高了業務人員的滿意度和備用金的周轉速度。但是線上批準看到的只有申請人自己錄入的信息,部門管理者看不到發票等原始票據,真實性有待考量。財務初審時,雖然可以掃描原始票據錄入費用報銷系統,但是,無法避免電子發票多次重復報銷。費用報銷系統為結合實際情況,在申請報銷和審核時不要求每個人必須有發票,所以某些經常出差的業務員,多次交叉出差的情況合理存在情況下,有些業務員多個費用項目中有費用報銷和補助,不可避免的會出現同一天,在兩個或兩個以上的項目中申請和領取補助。

  (二)預算功能空置

  預算控制是對費用進行前期控制管理,在費用報銷系統中預算功能貫穿整個系統的終始。系統中的預算控制模塊包括:預算、出差等申請、預算額度與費用額度匹配。還有相關的額度管理,這是對某業務的某項費用的費用額度的控制,包括預算、費用、費用標準。功能雖然完善,但執行力度不足。例如,部分企業僅僅啟用了出差申請功能,更有甚者根本沒有啟用費用報銷系統中的預算模塊,依然采用手工預算,導致后面費用報銷系統的預測、控制、和事后分析功能成了擺設。

  出差申請也存在問題,比如領導或某些業務人員臨時出差,無法事前申請,只能臨時線上補手續,導致負責預算的財務人員智能根據線上費用統計和預算金額進行比對,出差申請是否超出預算額度。更有甚者,線上費用統計功能也沒有啟用,只能通過查詢賬務系統,加上線上未做賬的費用申請再與預算額度進行對比分析。企業存在的以上為題,使得預算對費用的控制力度大打折扣,費用報銷系統的預算功能形同虛設。

  (三)報銷系統無法直接控制的費用

  電力公司,自來水公司按月收取的水電費,是自動通過企業賬戶劃轉的,費用發生后,以銀行對賬單為依據向對方索取發票,在申請線上報銷,無法時時控制費用的發生金額及賬務期間。

  四、完善企業費用管控的對策

  針對以上問題,結合中石化的經營狀況,人員管理模式等等,我們研究出相應的措施,幫助企業提高管理效率,降本增效,促進企業盡快實現其戰略目標。

  (一)加強部門對費用的管控,從源頭上確保費用的真實性

  費用報銷系統中,費用申請人員是有權限和義務掃描和上傳發票等原始憑證的,但由于傳統思想觀念做祟,企業絕大數員工始終認為內控是財務的事情,與票據相關的工作毋庸置疑更是財務部門的工作內容,所以部門領導對于費用發生,無論是事前申請還是事后費用報銷都無法在審批時看到票據等原始憑證。所以,建議為每個部門配備掃描儀,原始票據由業務人員自己掃描,這樣部門領導可以在審批時,核查申請人錄入的信息,是否和原始票據一致,從票據方面確保費用的真實性。

  對于某些經常出差的業務員,在存在多次交叉出差的情況時,部門主管要監控員工差旅行程,不要求每個人必須有車票和住宿費等發票,但行程不能有重疊,杜絕發生同一員工同一天中在不同的差旅會議等項目中領取出差補助。

  (二)發揮系統預算功能作用

  企業要在硬件軟件環境改善和提升后,不斷提高員工的工作技能和素質,一方面對全體員工進行費用報銷系統操作的培訓,使其了解和熟悉系統的操作,功能以及企業使用費用報銷系統的目的:在提高工作效率和職工滿意度的同時,加強費用的管控,實現降本增效。員工只有了解費用報銷系統,才能熟練的操作,才能發現系統功能給工作帶來的便捷,最終啟用系統的預算模塊以及查詢統計等功能。

  另一方面,對全體員工進行內控制度的培訓,培養全員特別是上層領導的內控意識,讓全體員工參與到內控中來。領導人員以身作則,財務人員兼職原則,杜絕頻繁出現的“無法預料情況”堅決遵守事前有申請,事后及時報銷的規定。真正實現事前預測,事中控制,和事后分析。

  (三)業務部門與財務共同努力使所有費用納入系統核算

  對于電力公司,自來水公司按月自動從企業賬戶劃轉水電費等費用的情況,一方面財務人員要及時向銀行索取對賬單,使費用盡可能按時入賬;另一方面,負責此項業務的工作人員應積極與電力公司等往來單位進行溝通,采取下月支付本月費用的方式,據實支付費用,或采用線上預付方式,取得發票后線上申請報銷,核銷預付款項。最終使費用按期據實入賬,最終實現企業所有費用納入費用報銷系統核算與控制。

  參考文獻
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  [3] 陳虎.財務就是IT-企業財務信息系統[J].財經管理,2017(10).

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